PROPÓSITO Y ALCANCE
La presente Política para Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) se expide con el propósito de que el Tratamiento de los Datos Personales a cargo de la Compañía RJ REPRESENTACIONES SAS identificada con NIT 890.531.581-0, ubicada en la ciudad de Medellín Colombia en el Edificio Banco Popular Of 1605, se realice en estricto cumplimiento del Decreto 1377 de 2013, la Ley 1074 de 2015 y la Ley 1581 de 2012 y demás normas que los modifiquen o adicionen (en adelante la «Ley»), permitiendo que las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento (en adelante, el “Titular” o «Titulares») conozcan sus derechos y la forma de ejercerlos (en adelante, el “Tratamiento”).
DATOS PERSONALES SUSCEPTIBLES DE TRATAMIENTO
Los datos personales de los Titulares susceptibles de Tratamiento por parte de la RJ REPRESENTACIONES SAS son, entre otros, pero sin limitarse a: nombres, apellidos, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, licencia de conducción, libreta militar, tarjeta profesional, pasaporte), huellas dactilares, sexo, profesión, ocupación u oficio, estado civil, datos familiares, domicilio, dirección, correo electrónico, teléfonos (fijo y teléfono celular), clases y números de productos financieros, y cualquier otra información considerada como dato personal (en adelante, los “Datos Personales”).
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
La Compañía informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, La Compañía, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. -Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
La Compañía realizará el Tratamiento de Datos Personales para cumplir con su objeto social y con las obligaciones a su cargo, lo cual incluye, su recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción.
La Compañía garantiza a los Titulares el cumplimiento de los deberes señalados en la Ley respecto al Tratamiento de sus Datos Personales, entre los cuales se incluyen, sin limitarse, garantizar al Titular su
pleno y efectivo derecho de hábeas data; y conservar la información bajos las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Si un Dato Personal es proporcionado por parte de su Titular, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados.
El Tratamiento se refiere a Datos Personales de empleados, proveedores, clientes y terceros con quien la Compañía tenga vínculo directo o indirecto, los cuales, podrán requerir transmitirse o transferirse a: (i) terceros en cumplimiento de obligaciones contractuales, lo cual realizará en estricto cumplimiento de las obligaciones legales para ello, (ii) autoridades por solicitud expresa de las mismas, (iii) terceros con ocasión a una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la Compañía; (v) o cuando sea requerido o permitido por la ley.
El Tratamiento de Datos Personales de Titulares con vinculación laboral, se requiere previo al inicio de la relación laboral, en virtud de cualquier proceso de selección que adelante la Compañía, durante el vínculo laboral y después de su terminación, y tiene como finalidad facilitar la identificación del empleado, el cumplimiento de obligaciones laborales y tributarias a cargo de la Compañía como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información, por sus legitimarios o por entidades judiciales o del sistema general de seguridad social a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.
El Tratamiento de Datos Personales de Titulares con carácter de proveedores, clientes y terceros, se requiere previa la relación comercial en virtud de cualquier proceso de conocimiento o vinculación del Titular, mientras persista la relación e incluso después de finalizada, para facilitar el cumplimiento del objeto social de la Compañía y de las actividades adicionales y complementarias, las obligaciones contractuales a cargo de la Compañía, como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes, administración o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento y tratamiento de determinadas funciones o información de la presente Política. Cuando se subcontrate con terceros el procesamiento y tratamiento de Datos Personales o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, la Compañía advertirá a dichos terceros sobre la obligación de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas y la prohibición del uso de la información para fines propios y de divulgación de la información personal a terceros.
La Compañía conservará los datos personales objeto de Tratamiento por el término en que la ley le impone la obligación de guarda y custodia de archivos, dependiendo de la naturaleza del dato.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares del Tratamiento de Datos Personales pueden ejercer, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando no sea requerido de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y en esta Política.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo
las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
DEBER DE INFORMAR AL TITULAR
La Compañía, informará de manera clara y expresa lo siguiente:
a)El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.
b)El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre Datos Sensibles.
c)Los derechos que le asisten como Titular.
d)La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes pueden elevar sus consultas al correo electrónico: gerencia@rjrepresentaciones.com las cuales deben ser atendidas por la Compañía.
Reclamos: El Titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos de la Compañía debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta que la Compañía ha incumplido sus deberes, podrá presentar un
reclamo al correo electrónico: gerencia@rjrepresentaciones.com las cuales deben ser atendidas por la Compañía.
VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del año 2023. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.